Strany a rozsah
Tato smlouva je uzavřena mezi zákazníkem, jednajícím jako správce, a Provozovatelem, jednajícím jako zpracovatel. Je součástí smlouvy o poskytování služby a nabývá účinnosti dnem aktivace služby. Pokud je v rozporu s jinou smluvní podmínkou týkající se ochrany osobních údajů, má tato smlouva přednost.
KF Consulting s.r.o., IČO 09021680, společnost zapsaná v České republice („Provozovatel“, „my“), působící pod obchodním označením SmartCallPro na smartcallpro.cz.
Předmět zpracování
| Předmět | Přebírání, zpracování a nahrávání příchozích hovorů na firemní linku zákazníka a předávání výsledných záznamů zákazníkovi. |
|---|---|
| Doba trvání | Doba trvání smlouvy o poskytování služby, plus níže dohodnuté lhůty uchovávání. |
| Povaha a účel | Shromažďování, nahrávání, přepis, strukturování, uchovávání, předávání zákazníkovi a mazání. |
| Druhy osobních údajů | Jméno volajícího, telefonní číslo a jakékoli údaje, které volající během hovoru sdělí, včetně důvodu volání a údajů o schůzce nebo adrese. Zvukový záznam a přepis hovoru. |
| Kategorie subjektů údajů | Volající na firemní linku zákazníka a vlastní zaměstnanci zákazníka, kteří službu používají. |
| Zvláštní kategorie údajů | Služba je nevyžaduje. Volající mohou přesto dobrovolně sdělit informace o zdraví nebo obdobné údaje. Pokud zákazník působí v odvětví, kde je to předvídatelné, musí to písemně sdělit před aktivací, aby bylo možné odpovídajícím způsobem zpřísnit uchovávání a přístup. |
Povinnosti zpracovatele
- Zpracovávat osobní údaje pouze na základě zdokumentovaných pokynů zákazníka, včetně pokynů k mezinárodnímu předávání, ledaže právo EU nebo členského státu stanoví jinak.
- Zajistit, aby každá osoba oprávněná ke zpracování údajů byla vázána povinností mlčenlivosti.
- Zavést vhodná technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, včetně šifrování při přenosu a v klidovém stavu, přístupu na základě principu nejnižších oprávnění, ověřování u veškerého administrativního přístupu a logování přístupů.
- Pomáhat zákazníkovi při vyřizování žádostí subjektů údajů a jakoukoli žádost přijatou přímo bez zbytečného odkladu předat.
- Pomáhat zákazníkovi s posouzeními vlivu na ochranu osobních údajů a s předchozí konzultací, s přihlédnutím k informacím, které máme k dispozici.
- Informovat zákazníka bez zbytečného odkladu poté, co se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů, s údaji potřebnými pro vlastní oznamovací povinnosti zákazníka.
- Poskytnout informace potřebné k prokázání souladu a umožnit audity za níže uvedených podmínek.
- Na konci poskytování služby dle volby zákazníka veškeré osobní údaje smazat nebo vrátit, s výjimkou případů, kdy uchovávání vyžaduje zákon.
Subzpracovatelé
Zákazník uděluje obecné písemné oprávnění k zapojení subzpracovatelů. Vedeme aktuální seznam subzpracovatelů popisující funkci, kterou každý vykonává, a zemi, v níž údaje zpracovává. Seznam poskytujeme zákazníkovi při aktivaci a poté na požádání.
Přidání nebo nahrazení subzpracovatele oznamujeme nejméně 30 dní předem. Zákazník může v této lhůtě vznést odůvodněnou námitku z důvodů ochrany osobních údajů. Pokud námitku nevyřešíme, může zákazník dotčenou službu bez sankce ukončit a obdrží poměrnou refundaci předem uhrazených poplatků.
Každý subzpracovatel je vázán písemnými podmínkami poskytujícími ochranu rovnocennou této smlouvě a my zákazníkovi za jeho plnění plně odpovídáme.
Mezinárodní předávání údajů
Zpracování probíhá v rámci Evropského hospodářského prostoru, kdykoli je to provozně možné. Jakékoli předání mimo EHP se opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo o standardní smluvní doložky Evropské komise, které jsou touto smlouvou začleněny s zákazníkem jako vývozcem údajů a příslušným příjemcem jako dovozcem údajů, podpořené posouzením rizik předání dostupným zákazníkovi na požádání.
Audit
S písemným oznámením nejméně 30 dní předem, a nejvýše jednou za 12 měsíců, pokud si porušení nebo regulátor nevyžádá jinak, může zákazník auditovat náš soulad s touto smlouvou. Audity probíhají v pracovní době, nesmí narušit provoz služby, nesmí odhalit údaje jiných zákazníků a podléhají povinnosti mlčenlivosti. Žádost o audit můžeme splnit poskytnutím aktuálního posouzení třetí strany nebo vyplněného bezpečnostního dotazníku, pokud přiměřeně zodpoví dotazy zákazníka.
Uchovávání a mazání
Záznamy hovorů se uchovávají 90 dní, pokud zákazník písemně nestanoví jinou lhůtu. Přepisy a záznamy o poptávkách se uchovávají po dobu trvání smlouvy a 12 měsíců po jejím skončení. Na písemný pokyn smažeme jakýkoli jednotlivý záznam nebo všechny záznamy do 30 dní, s výhradou zákonných povinností uchovávání a odstranění ze záloh v běžném cyklu zálohování.
Odpovědnost
Odpovědnost podle této smlouvy se řídí ustanoveními o odpovědnosti ve smlouvě o poskytování služby. Nic v této smlouvě neomezuje odpovědnost, kterou nelze omezit podle platného práva, včetně správních pokut uložených přímo některé ze stran.