Role
U údajů volajících patřících zákazníkům je zákazník správcem a my jsme zpracovatelem. U vlastních návštěvníků webu, poptávek a fakturačních záznamů jsme správcem my. Obě role jsou zdokumentovány: role zpracovatele ve smlouvě o zpracování osobních údajů, role správce v zásadách ochrany osobních údajů.
Zákonnost při zpracování hovorů
- Volající jsou na začátku hovoru informováni, že hovoří s automatizovaným AI asistentem.
- Pokud je zapnuto nahrávání, jsou volající informováni před jeho zahájením a mohou odmítnout a přesto zanechat zprávu.
- Zachycují se pouze údaje, které zákazník označil za nezbytné. Volně sdělené informace se ukládají tak, jak byly vysloveny, ale nepoužívají se k vytváření profilů.
- Asistent nečiní žádné automatizované rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky na volajícího. Přijímá zprávy, rezervuje termíny a směruje hovory; nerozhoduje o nárocích.
- Žádné údaje volajících se nepoužívají k reklamě, dalšímu prodeji ani k profilování napříč firmami.
Minimalizace údajů a uchovávání
Standardní doba uchovávání je krátká: 90 dní pro záznamy, doba trvání smlouvy plus 12 měsíců pro přepisy a záznamy o poptávkách a 26 měsíců pro webovou analytiku. Zákazníci mohou nastavit kratší lhůty. Žádosti o výmaz se vyřizují do 30 dnů a promítají se do záloh v běžném cyklu zálohování.
Záznamy, posouzení a školení
- Vedeme záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR.
- Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů provádíme tam, kde použití zákazníkem zahrnuje rozsáhlý nebo citlivý provoz hovorů, a podporujeme zákazníka při vypracování jeho vlastního posouzení.
- Zaměstnanci s přístupem k údajům o hovorech absolvují školení o ochraně osobních údajů a jsou vázáni povinnostmi mlčenlivosti, které trvají i po skončení jejich angažmá.
- Před zapojením jakéhokoli zpracovatele provádíme prověrku dodavatele a každý je vázán podmínkami podle čl. 28.
Řešení bezpečnostních incidentů
Podezřelé incidenty jsou okamžitě posuzovány. Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, jsou dotčení zákazníci bez zbytečného odkladu informováni o povaze porušení, kategoriích a přibližném počtu dotčených záznamů, pravděpodobných následcích a přijatých opatřeních. Pokud jsme správcem, jsou oznamovací povinná porušení hlášena českému dozorovému úřadu do 72 hodin.
Uplatňování práv
Volající by se měli obrátit na firmu, kterou volali, jelikož je pro daný hovor správcem. Žádosti zaslané nám předáváme dané firmě do 5 pracovních dnů a pomáháme jí s vyřízením. U údajů, u nichž jsme správcem, pište na info@smartcallpro.cz. Zpracování je bezplatné, pokud žádost není zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená.
Dozorový úřad
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, uoou.gov.cz.